La vuelta a la actividad en una oficina reformada, la adaptación al nuevo puesto de trabajo

La vuelta a la actividad en una oficina reformada,

la adaptación al nuevo puesto de trabajo

Tras una reforma arquitectónica en una oficina —ya sea por modernización, integración de nuevas tecnologías o rediseño— el retorno de los empleados a su nuevo entorno laboral exige más que un simple “regreso físico”. Supone un proceso de adaptación conductual, funcional y emocional que puede impactar directamente en la productividad y el bienestar.

La reforma: mucho más que estética

Las reformas actuales en oficinas ya no solo persiguen mejoras visuales, sino respuestas integrales a nuevas dinámicas de trabajo, como:

Trabajo híbrido y flexibilidad horaria
Integración de tecnología (pantallas, salas híbridas, sensores)
Reducción de espacios asignados fijos
Mayor enfoque en bienestar (luz natural, áreas verdes, mobiliario ergonómico)

Adaptarse al nuevo puesto de trabajo: desafíos comunes

Cambios en la rutina y disposición

La transición a un entorno de trabajo con escritorios compartidos o sin asignación fija (conocido como hot-desking) implica una modificación significativa en la rutina diaria de los empleados. Ya no existe un puesto de trabajo permanente, lo que requiere adaptarse a buscar un lugar disponible cada día. Esto también conlleva la necesidad de planificar con anticipación y llegar temprano para encontrar un espacio adecuado.

Además, se han implementado nuevas reglas para reservar salas de reuniones o zonas tranquilas, lo que demanda mayor organización y previsión. Estas reservas pueden estar sujetas a disponibilidad limitada, lo cual añade una capa de complejidad a la jornada laboral.

En este nuevo contexto, se vuelve fundamental el desarrollo de habilidades de autogestión del espacio. Cada persona debe responsabilizarse de elegir y organizar su lugar de trabajo temporalmente, considerando factores como privacidad, conectividad y necesidades específicas para la concentración o la colaboración.

Desconexión emocional inicial

Uno de los efectos colaterales más comunes al introducir estos cambios es una desconexión emocional con el espacio laboral. Al cambiar los espacios de trabajo habituales, el entorno pierde parte de su carácter personal y familiar. Ya no se encuentran los objetos decorativos, fotografías o pequeños detalles que hacían del puesto algo propio, lo cual puede generar una sensación de desarraigo. También pueden darse cambios en la ubicación dentro del edificio o incluso del equipo con el que se comparte el día a día. Esto puede alterar dinámicas ya establecidas, dificultando la interacción espontánea y afectando la percepción de pertenencia. En muchos casos, surge un sentimiento de nostalgia por la disposición anterior, en la que cada persona tenía su lugar definido, lo cual proporcionaba una sensación de estabilidad y comodidad.

Reaprender el entorno

Adaptarse a este nuevo modelo de oficina requiere un proceso activo de reaprendizaje del entorno. Es necesario identificar y comprender los nuevos flujos de circulación, saber dónde se encuentran las áreas de colaboración, los espacios para llamadas privadas o las zonas silenciosas.

A esto se suman nuevas dinámicas relacionadas con la acústica, la iluminación y la interacción social. Por ejemplo, algunas áreas pueden ser más ruidosas de lo esperado, mientras que otras ofrecen condiciones más adecuadas para la concentración. Este proceso demanda observación, flexibilidad y disposición para experimentar diferentes configuraciones hasta encontrar la que mejor se ajuste a las necesidades individuales.

Principios clave para una adaptación saludable

✅ 1. Participación del usuario en el rediseño Incluir a los empleados en el proceso de reforma mejora la aceptación, compromiso y apropiación del nuevo espacio.

✅ 2. Orientación y capacitación. Realizar inducciones post-reforma ayuda a conocer el nuevo entorno, normas de uso, herramientas digitales y ubicaciones estratégicas (zonas de descanso, salas privadas, lockers, etc.).

✅ 3. Flexibilidad y personalización. Permitir ajustes individuales (temperatura, iluminación local, mobiliario) mejora la comodidad en los nuevos puestos.

✅ 4. Apoyo emocional y social. Fomentar actividades de reencuentro, talleres breves o pausas activas en los nuevos espacios refuerza el sentido de pertenencia y seguridad.

El papel del diseño en la adaptación

Un diseño consciente del espacio puede hacer más fácil la transición a nuevas formas de trabajo al incorporar elementos que favorecen el bienestar y la adaptación. Por ejemplo, las zonas de transición, como áreas informales o semiabiertas, ayudan a suavizar el paso entre distintos ambientes; el diseño biofílico integra luz natural, vegetación y materiales orgánicos para generar una atmósfera más acogedora; el control del sonido, mediante paneles acústicos, zonas silenciosas y reducción del eco, mejora la concentración y el confort; y una claridad espacial basada en señalética intuitiva y una visualización clara de las funciones de cada área facilita la orientación y el uso eficiente del entorno.

¿Qué evaluar tras la reincorporación?

Tras una reforma, se recomienda realizar evaluaciones post-ocupación (POE), que permitan recopilar la percepción de los usuarios y ajustar lo necesario. Algunas dimensiones clave:

Dimensión	Indicador
Satisfacción espacial	Comodidad, orientación, estética
Productividad	Nivel de concentración y eficiencia
Bienestar	Estado emocional, niveles de estrés
Relación social	Interacción con colegas

Reflexión final

Volver a una oficina reformada no es solo reabrir una puerta, sino reintegrarse a un entorno redefinido. El éxito del nuevo diseño se mide no solo en metros cuadrados, sino en emociones, funcionalidad y bienestar. La adaptación al nuevo puesto debe gestionarse como un proceso con apoyo, comunicación clara y espacios diseñados para evolucionar con las personas.

Referencias:

Salonen, H., & Lahtinen, M. (2022). Post-Occupancy Evaluation and User Experience in Office Design. Journal of Corporate Real Estate.
Disponible en: https://www.emerald.com/insight/content/doi/10.1108/JCRE-12-2021-0041/full/html

Jiang, S., et al. (2023). Designing for Cognitive and Emotional Performance in Workplaces. Building and Environment.
Disponible en: https://www.sciencedirect.com/science/article/abs/pii/S0360132324013118

Harvard Business Review (2023). Does Your Hybrid Strategy Need to Change?
Disponible en: https://hbr.org/2023/10/does-your-hybrid-strategy-need-to-change

World Green Building Council (2023). Health & Wellbeing Framework.
Disponible en: https://worldgbc.org/healthy-equity-resilience/health-framework/

International WELL Building Institute (2024). WELL v2 Standard for Workplace Design.
Disponible en: https://v2.wellcertified.com/